দশটি সরঞ্জামের তুলনা না করা পর্যন্ত এবং কোনটি আপনার দলের জন্য উপযুক্ত তা না বলা পর্যন্ত ছুটি ব্যবস্থাপনার সফ্টওয়্যারটি বেছে নেওয়া সহজ বলে মনে হয়। কিছু প্ল্যাটফর্ম শক্তিশালী দেখায় কিন্তু কনফিগার করতে কয়েক সপ্তাহ সময় লাগে। অন্যগুলি সহজ কিন্তু আপনার ছুটির নীতি বা একাধিক অবস্থান পরিচালনা করতে পারে না।
ভুল পছন্দ এইচআর সময় নষ্ট করে, পরিচালকদের হতাশ করে এবং প্রায়শই এক বছরের মধ্যে স্প্রেডশিটে দলগুলি ফেরত পাঠায়। সঠিক পছন্দটি প্রতি সপ্তাহে ঘন্টা এবং আপনার কোম্পানির বৃদ্ধির সাথে সাথে স্কেল সাশ্রয় করে।
এই নির্দেশিকায়, আপনি শিখবেন কিভাবে ধাপে ধাপে ছুটি ব্যবস্থাপনার সফ্টওয়্যার মূল্যায়ন করতে হয়-কী খুঁজতে হবে, কী এড়াতে হবে এবং কীভাবে আপনার এইচআর দলের জন্য একটি আত্মবিশ্বাসী সিদ্ধান্ত নিতে হবে।
ছুটি ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা আসলে কী করে তা নিশ্চিত নন? আমাদের গাইড দিয়ে শুরু করুন ছুটি ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা কি - তারপর সঠিক সরঞ্জামটি বেছে নিতে এখানে ফিরে আসুন।
কেন সঠিক সফ্টওয়্যার বিষয়গুলি বেছে নেওয়া
ছুটির ব্যবস্থাপনার সফ্টওয়্যার দৈনন্দিন এইচআর কার্যক্রমের কেন্দ্রে বসে। প্রত্যেক কর্মচারীই তা স্পর্শ করে। প্রতিটি ম্যানেজার এর মাধ্যমে অনুমোদন করে। বেতন এবং কর্মশক্তি পরিকল্পনা সঠিক ছুটির তথ্যের উপর নির্ভর করে।
যখন সরঞ্জামটি একটি খারাপ ফিট হয়, সাধারণ সমস্যাগুলি দ্রুত প্রদর্শিত হয়ঃ
- কম গ্রহণযোগ্যতা - ব্যবস্থাপকেরা ইমেলের মাধ্যমে ছুটি অনুমোদন করে চলেছেন কারণ ব্যবস্থাটি খুব জটিল।
- নীতিগত সমাধান - এইচআর ম্যানুয়ালি নিয়মগুলিকে ওভাররাইড করে যা সফ্টওয়্যার সমর্থন করতে পারে না
- লুকানো খরচ - প্রতি মডিউল মূল্য নির্ধারণ বা সেটআপ ফি বাজেটকে বাড়িয়ে দেয়
- সমন্বয়ের ফাঁক - ছুটির তথ্য উপস্থিতি, টাইমশিট বা বেতনভিত্তিতে প্রবাহিত হয় না
- স্কেলিং সমস্যা - টুল 20 জনের জন্য কাজ করে কিন্তু 100 এ বিরতি
সাবধানে আগে থেকে বেছে নেওয়া পরে ব্যয়বহুল স্যুইচিং রোধ করে। এটিকে একটি সংক্ষিপ্ত মূল্যায়ন প্রকল্প হিসাবে বিবেচনা করুন, দ্রুত সাইন আপের সিদ্ধান্ত হিসাবে নয়।
ধাপ 1:1 প্রথমে আপনার চাহিদাগুলি নির্ধারণ করুন
বিক্রেতাদের তুলনা করার আগে, আপনার সংস্থার আসলে কী প্রয়োজন তা নথিভুক্ত করুন। এইচআর, কমপক্ষে একজন ম্যানেজার এবং অর্থ বা অপারেশন থেকে কাউকে জড়িত করুন।
অভ্যন্তরীণভাবে এই প্রশ্নগুলির উত্তর দিন।
- কতজন কর্মচারী এখন এই ব্যবস্থাটি ব্যবহার করবেন-এবং দুই বছরের মধ্যে?
- আপনার কি একাধিক অফিস, দেশ বা সরকারি ছুটির ক্যালেন্ডার রয়েছে?
- আপনি কোন ধরনের ছুটি সমর্থন করেন (পি. টি. ও, অসুস্থ, অবৈতনিক, কাস্টম)
- আপনার কি উপার্জন, বহন-এগিয়ে নেওয়ার নিয়ম বা প্রো-রেটেড অধিকারের প্রয়োজন?
- ছুটি মঞ্জুর করার আগে ম্যানেজারদের কি দলের ওয়ালচার্টের প্রয়োজন হবে?
- ছুটির তথ্যের কি উপস্থিতি বা বেতনভাতা-সংক্রান্ত তথ্যের সঙ্গে সংযোগ করার প্রয়োজন আছে?
সহজ করে লিখুন অবশ্যই থাকতে হবে বনাম ভালো-থেকে-থাকতে হবে তালিকা। অবিলম্বে সরঞ্জামগুলি সরিয়ে ফেলতে হবে। ভালো-থেকে-ভালো ফাইনালিস্টদের মধ্যে সম্পর্ক ভাঙতে সাহায্য করে।
ধাপ 2ঃ প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্যগুলিকে অগ্রাধিকার দিন
প্রতিটি প্ল্যাটফর্ম একই গভীরতা প্রদান করে না। শক্তিশালী ছুটি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার এই প্রয়োজনীয় বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিতঃ
| বৈশিষ্ট্য | কেন এটি বেছে নেওয়ার সময় গুরুত্বপূর্ণ |
|---|---|
| স্বয়ংক্রিয় ছুটির ব্যালেন্স | দলগুলি সফ্টওয়্যার পরিত্যাগ করার প্রধান কারণ হল ম্যানুয়াল গণনা। |
| নমনীয় নীতিমালা | আপনার নীতিগুলি ব্যবস্থার সঙ্গে মানানসই হওয়া উচিত-অন্যভাবে নয়। |
| ম্যানেজারের অনুমোদন কর্মপ্রবাহ | বিজ্ঞপ্তি সহ এক-ক্লিক অনুমোদন/প্রত্যাখ্যান |
| দলগত ওয়ালচার্ট/ক্যালেন্ডার | হ্যাঁ বলার আগে ম্যানেজারদের অবশ্যই দেখতে হবে যে অন্য কারা বন্ধ রয়েছে |
| কর্মচারী স্ব-পরিষেবা | এইচআর-কে ইমেল না করে কর্মচারীরা ছুটির অনুরোধ করেন এবং ব্যালেন্স পরীক্ষা করেন |
| বহু-অবস্থানের ছুটি | বৈশ্বিক বা মাল্টি-অফিস দলগুলির জন্য প্রয়োজনীয় |
| প্রতিবেদন এবং নিরীক্ষা ট্রাইল | সম্মতি এবং পরিকল্পনার জন্য এইচআর-এর ইতিহাস এবং সংক্ষিপ্তসার প্রয়োজন। |
| স্বচ্ছ মূল্য নির্ধারণ | যতই আপনি বেড়ে উঠবেন, ততই প্রতি মডিউলের ফি নিয়ে কোনও চমক থাকবে না। |
সম্পূর্ণ পর্যালোচনা ব্যবস্থাপনার বৈশিষ্ট্যগুলি ছেড়ে দিন বিক্রেতাদের তুলনা করার আগে একটি সক্ষম প্ল্যাটফর্মের কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তা বোঝার জন্য।
ধাপ 3ঃ ব্যবস্থাপকদের জন্য ব্যবহারের সহজতার মূল্যায়ন করুন
পরিচালকরা যদি এটি ব্যবহার করতে অস্বীকার করেন তবে সেরা সফ্টওয়্যারটি ব্যর্থ হয়। ডেমো বা বিনামূল্যে পরীক্ষার সময়, বিশেষভাবে পরিচালকের অভিজ্ঞতা পরীক্ষা করুনঃ
- একজন ম্যানেজার কি ইমেল বা মোবাইল থেকে এক ক্লিকে ছুটি অনুমোদন করতে পারেন?
- দলের প্রাপ্যতা কি অনুরোধের মতো একই পর্দায় দৃশ্যমান?
- প্রশিক্ষণ ছাড়াই কি ওয়ালচার্ট দ্রুত লোড হয়?
- ছুটিতে থাকাকালীন কি ম্যানেজাররা অনুমোদন দিতে পারেন?
একটি দলকে তিন দিনের জন্য বিচার পরীক্ষা করতে বলুন। তাদের প্রতিক্রিয়া যে কোনও বিক্রয় প্রদর্শনীর চেয়ে বেশি মূল্যবান।
ধাপ 4ঃ নীতির নমনীয়তা পরীক্ষা করুন
প্রতিটি সংস্থা আলাদাভাবে ছুটি পরিচালনা করে। নিশ্চিত করুন যে সফ্টওয়্যারটি পার্শ্বে স্প্রেডশিট ছাড়াই আপনার নিয়মগুলিকে সমর্থন করেঃ
- কাস্টম ছুটির প্রকার এবং অধিকার
- অর্ধদিবস ও আংশিক ছুটি
- প্রতিদিন বা বিভাগে সর্বাধিক অনুপস্থিতির সীমা
- এগিয়ে নিয়ে যাওয়া এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার নিয়ম
- কর্মচারী-নির্দিষ্ট ভাতা বা ওভাররাইড
- অবস্থান-ভিত্তিক সরকারি ছুটির দিন
যদি এইচআর বলে "আমরা সেই অংশটি ম্যানুয়ালি ট্র্যাক করব", তাহলে টুলটি সম্ভবত উপযুক্ত নয়।
পদক্ষেপ 5: সততার সঙ্গে মূল্যের তুলনা করুন
ছাড় সফ্টওয়্যার মূল্যের মডেলগুলি ব্যাপকভাবে পরিবর্তিত হয়ঃ
- প্রতি ব্যবহারকারী প্রতি মাসে - এসএমবি সরঞ্জামের জন্য সবচেয়ে সাধারণ
- প্রতি মডিউল - ছুটি, উপস্থিতি এবং বেতন আলাদাভাবে বিল করা হয়
- ব্যবসায়িক চুক্তি - বার্ষিক ন্যূনতম এবং সেটআপ ফি
হিসেব করুন আপনার বর্তমান কর্মচারীদের সংখ্যা এবং 2 গুণ বৃদ্ধি অনুযায়ী প্রকৃত খরচ। ব্যয়বহুল অ্যাড-অন সহ একটি সস্তা বেস প্রাইস প্রায়শই অল-ইন-ওয়ান প্ল্যানের চেয়ে বেশি খরচ করে।
প্ল্যাটফর্মগুলি TimeOffLedger 30 দিনের বিনামূল্যে ট্রায়াল সহ প্রতি মাসে ব্যবহারকারী প্রতি $1.45 এ স্বচ্ছ মূল্য নির্ধারণের প্রস্তাব দেয়-উদ্ধৃতিগুলির তুলনা করার সময় একটি মানদণ্ড হিসাবে কার্যকর।
ধাপ 6ঃ একটি বাস্তব বিনামূল্যে ট্রায়াল চালান
পণ্যটিতে আপনার প্রকৃত নীতিগুলি পরীক্ষা না করে কখনই ছুটির সফ্টওয়্যার কিনবেন না। একটি সঠিক বিচার আপনাকে অনুমতি দেবেঃ
- আপনার প্রকৃত ছুটির ধরন এবং ভাতা নির্ধারণ করুন
- পরীক্ষার কর্মচারীদের একটি ছোট দল এবং একজন ব্যবস্থাপক যোগ করুন
- নমুনা অনুরোধ জমা দিন, অনুমোদন করুন এবং প্রত্যাখ্যান করুন
- ভারসাম্য আপডেট সঠিকভাবে যাচাই করুন
- ওভারল্যাপিং অনুরোধ সহ দলের ওয়ালচার্টটি দেখুন
- ছুটির প্রতিবেদন রপ্তানি বা পর্যালোচনা করুন
দুই সপ্তাহের বাস্তবসম্মত পরীক্ষা এক ঘন্টারও বেশি বিক্রয় কল প্রকাশ করে।
ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার তুলনা তালিকা ছেড়ে দিন
আপনার চূড়ান্ত দুটি বা তিনটি বিকল্পের তুলনা করার সময় এই চেকলিস্টটি ব্যবহার করুনঃ
- ¶ আমাদের স্প্রেডশীট সম্পূর্ণরূপে প্রতিস্থাপন করে
- আমাদের সমস্ত ছুটির ধরন এবং অ্যাক্রুয়াল নিয়মকে সমর্থন করে
- ম্যানেজাররা দলের দৃশ্যমানতার সাথে অনুমোদন করতে পারেন
- কর্মচারীরা এইচআর সহায়তা ছাড়াই স্ব-সেবা করতে পারেন
- বহু-অবস্থানের ছুটির দিন সমর্থিত
- প্রতিবেদন আমাদের এইচআর এবং সম্মতি চাহিদা পূরণ করে
- আমাদের বর্তমান এবং ভবিষ্যতের হেডকাউন্টে মূল্য নির্ধারণ স্পষ্ট
- ক্রেডিট কার্ড ছাড়াই বিনামূল্যে ট্রায়াল
- ¶ সেটআপ করতে দিন লাগে, মাস নয়
- আমাদের প্রয়োজন হলে উপস্থিতি বা বেতনভাতার সাথে একীভূত করে
প্রতিটি টুলের হ্যাঁ/না স্কোর করুন। বিজয়ীকে অবশ্যই থাকা প্রতিটি পাস করতে হবে-তাদের অধিকাংশই নয়।
লাল পতাকা এড়িয়ে চলুন
লাল পতাকা 1: "আমরা পরে সেই বৈশিষ্ট্যটি যোগ করব"
যদি কোনও মূল নীতি নিয়ম রোডম্যাপে থাকে, তবে ধরে নিন যে এটি আজ উপলব্ধ নয়।
লাল পতাকা 2: কোন ম্যানেজার ওয়ালচার্ট
দলের দৃশ্যমানতা ছাড়াই ছুটি মঞ্জুর করা স্প্রেডশিটের বিশৃঙ্খলা পুনরায় তৈরি করে।
লাল পতাকা 3ঃ অপারদর্শী এন্টারপ্রাইজ মূল্য নির্ধারণ
আপনি যদি তিনটি বিক্রয় কল ছাড়া প্রতি ব্যবহারকারীর মূল্য পেতে না পারেন, তাহলে বাজেটের চমক আশা করুন।
লাল পতাকা 4: দীর্ঘ বাস্তবায়ন সময়সীমা
ছোট এবং মাঝারি আকারের দলগুলির দিনের মধ্যে মূল্য প্রয়োজন। ছয় মাসের রোলআউটগুলি এন্টারপ্রাইজ এইচ. আর. আই. এস-এর জন্য উপযুক্ত-বেশিরভাগ ক্রমবর্ধমান সংস্থাগুলির জন্য নয়।
লাল পতাকা 5: কোন ট্রায়াল বা স্যান্ডবক্স
বিক্রেতারা তাদের পণ্যের প্রতি আত্মবিশ্বাসী হয়ে বিনামূল্যে ট্রায়াল অফার করে। পরীক্ষা ছাড়াই দীর্ঘমেয়াদী চুক্তি এড়িয়ে চলুন।
TimeOffLedger কিভাবে মূল্যায়নের মানদণ্ডের সঙ্গে মানানসই
টোলব্র্যান্ড এমন দলগুলির জন্য তৈরি করা হয়েছে যাদের স্প্রেডশিটগুলি ছাড়িয়ে গেছে তবে স্ফীত এন্টারপ্রাইজ এইচআর সফ্টওয়্যারের প্রয়োজন নেই। এটি সবচেয়ে বেশি এইচআর দলগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া বাক্সগুলি পরীক্ষা করেঃ
- স্বয়ংক্রিয় পিটিও অনুরোধ, অনুমোদন এবং অ্যাক্রুয়াল
- প্রত্যেক কর্মচারীর জন্য রিয়েল-টাইম ছুটির ব্যালেন্স
- ইন্টারেক্টিভ টিম ওয়ালচার্ট এবং ক্যালেন্ডার ভিউ
- বহু-অবস্থানের সরকারি ছুটির সহায়তা (246 + দেশ)
- প্রশাসক, পরিচালক এবং ব্যবহারকারীদের জন্য ভূমিকা-ভিত্তিক অনুমতি
- একটি সংযুক্ত ব্যবস্থায় উপস্থিতি, টাইমশিট এবং বেতনভাতা প্রস্তুতকরণ
- 30 দিনের ফ্রি ট্রায়াল সহ প্রতি মাসে ব্যবহারকারী প্রতি $1.45
যদি আপনার চেকলিস্ট সরলতা, স্বচ্ছ মূল্য নির্ধারণ এবং দ্রুত সেটআপের দিকে নির্দেশ করে, তাহলে টোলব্র্যান্ড আপনার সংক্ষিপ্ত তালিকায় অন্তর্ভুক্ত করার যোগ্য।
এই সিরিজের সম্পর্কিত গাইড
এই নিবন্ধটি আমাদের ছুটি ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা বিষয়বস্তু সিরিজঃ
- সম্পূর্ণ গাইড টু লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম-সম্পূর্ণ ওভারভিউ (এখানে শুরু করুন)
- ছুটি ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা কী? - সংজ্ঞা এবং মূল বৈশিষ্ট্য
- লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বনাম এক্সেল স্প্রেডশিট-কেন দলগুলি পরিবর্তিত হয়
- এইচআর-এর জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন-ব্যবহারিক চেকলিস্ট
চূড়ান্ত ভাবনা
ছুটি ব্যবস্থাপনার সফ্টওয়্যার বেছে নেওয়ার অর্থ সবচেয়ে বেশি বৈশিষ্ট্য খুঁজে বের করা নয়-এটি আপনার নীতি, পরিচালক এবং বাজেটের জন্য সঠিক উপযুক্ত খুঁজে বের করার বিষয়ে। আপনার প্রয়োজনীয়তাগুলি নির্ধারণ করুন, প্রকৃত তথ্য দিয়ে পরীক্ষা করুন এবং প্রতিদিন সিস্টেমটি ব্যবহার করবে এমন লোকদের জড়িত করুন।
মূল্যায়নের সঙ্গে সময় নিন। সঠিক প্ল্যাটফর্ম বছরের পর বছর ধরে দৈনিক এইচআর ঘর্ষণ দূর করে। ভুলটি কয়েক মাসের মধ্যে সবাইকে ইমেল এবং এক্সেলে ফেরত পাঠায়।
টোলব্র্যান্ডের 30 দিনের বিনামূল্যে ট্রায়াল শুরু করুন - কোনও ক্রেডিট কার্ডের প্রয়োজন নেই-এবং একটি লাইভ সিস্টেমে আপনার চেকলিস্টটি চালান।
