কেউ অসুস্থ হলে ম্যানেজাররা এইচআর-কে ফোন করেন। এইচআর জিজ্ঞাসা করে যে কোন সিস্টেমের রেকর্ড আছে। প্রকল্পের সময়সীমা শেষ না হওয়া পর্যন্ত কেউ নিশ্চিত নয় যে অনুপস্থিতিটি লগ করা হয়েছিল, অনুমোদিত হয়েছিল বা এমনকি লক্ষ্য করা হয়েছিল কিনা।
অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা সংস্থাগুলি কীভাবে সেই সমস্যাটি সমাধান করে-ইমেল, পাঠ্য এবং স্প্রেডশিটগুলিতে ছড়িয়ে ছিটিয়ে না থেকে প্রতিটি কর্মচারীর অনুপস্থিতি এক জায়গায় রেকর্ডিং, ট্র্যাকিং এবং বোঝার মাধ্যমে।
এই নির্দেশিকায়, আপনি শিখবেন অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা কী, এটি ছুটি ব্যবস্থাপনার থেকে কীভাবে আলাদা, প্রধান অনুপস্থিতির প্রকারগুলি এইচআর দলগুলি ট্র্যাক করে এবং কেন ক্রমবর্ধমান সংস্থাগুলি উত্সর্গীকৃত অনুপস্থিতি সরঞ্জামগুলিতে বিনিয়োগ করে।
সম্পূর্ণ বিবরণের জন্য, আমাদের পড়ুন অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনার সম্পূর্ণ নির্দেশিকা.
অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা কী? (সংজ্ঞা)
অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা কর্মক্ষেত্র থেকে সমস্ত কর্মচারীর অনুপস্থিতির রেকর্ডিং, পর্যবেক্ষণ এবং পরিচালনার প্রক্রিয়া-পরিকল্পিত এবং অপরিকল্পিত। কে বন্ধ, কেন, কতক্ষণের জন্য এবং সময়ের সাথে সাথে কোন নিদর্শনগুলি আবির্ভূত হয় তা এটি অন্তর্ভুক্ত করে।
প্রাথমিক ছুটি ট্র্যাকিংয়ের বিপরীতে, অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনার মধ্যে রয়েছেঃ
- পরিকল্পিত ছুটি-বার্ষিক ছুটি, পিটিও এবং পূর্ব-অনুমোদিত ব্যক্তিগত দিন
- অপরিকল্পিত অনুপস্থিতি-একই দিনের অসুস্থতা, জরুরী অবস্থা এবং কোনও শো নেই
- স্বল্পমেয়াদী অনুপস্থিতি-কয়েক ঘন্টা থেকে কয়েক দিন, প্রায়শই পুনরাবৃত্তি হয়
- দীর্ঘমেয়াদী অনুপস্থিতি-বর্ধিত অসুস্থতা, পিতামাতার ছুটি বা চিকিৎসা ছুটি
- অনুমোদিত বনাম অননুমোদিত অনুপস্থিতি-অনুমোদিত বনাম অব্যক্ত সময় বন্ধ
লক্ষ্য সহজঃ সম্পূর্ণ অনুপস্থিতির দৃশ্যমানতা, সঠিক রেকর্ড এবং বিঘ্নজনক নিদর্শনগুলির উপর প্রাথমিক পদক্ষেপ - এইচআর, ম্যানেজার এবং বৃহত্তর সংস্থার জন্য।
প্ল্যাটফর্মগুলি TimeOffLedger অনুপস্থিতির রেকর্ডিং-এর সঙ্গে ছুটি ব্যবস্থাপনা, উপস্থিতি চেক-ইন এবং দলের ওয়ালচার্ট দৃশ্যমানতা-কে একত্রিত করুন-যাতে প্রতিটি অনুপস্থিতির ধরন একটি ব্যবস্থায় থাকে।
অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা বনাম ছুটি ব্যবস্থাপনা
এই পদগুলি সম্পর্কিত কিন্তু অভিন্ন নয়। এইচআর দলগুলির উভয়ই বোঝা উচিতঃ
| দিক। | লিভ ম্যানেজমেন্ট | অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা |
|---|---|---|
| প্রাথমিক ফোকাস | অনুমোদিত, পরিকল্পিত ছুটি | সমস্ত অনুপস্থিতি-পরিকল্পিত এবং অপরিকল্পিত |
| সাধারণ কর্মপ্রবাহ | অনুরোধ → অনুমোদন → ব্যালেন্স কেটে নিন | রেকর্ড → বিশ্লেষণ → প্রয়োজনে হস্তক্ষেপ |
| মূল তথ্য | ভারসাম্য, উপার্জন, বহন | ফ্রিকোয়েন্সি, সময়কাল, অনুপস্থিতির হার, প্রবণতা |
| এইচআর অগ্রাধিকার | ন্যায্য, সঠিক ছুটি প্রশাসন | বিঘ্নজনক অনুপস্থিতি হ্রাস করুন |
ছুটি ব্যবস্থাপনা অনুমোদন প্রক্রিয়া পরিচালনা করে। অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা প্যাটার্ন বিশ্লেষণ, অপরিকল্পিত অনুপস্থিতি রেকর্ডিং যোগ করে এবং রিপোর্টিং এইচআর-কে অনুপস্থিতি বাড়ানোর আগে সমাধান করতে হবে।
বেশিরভাগ ক্রমবর্ধমান দলের উভয়ই একসঙ্গে কাজ করা প্রয়োজন-একটি ছাড়া অন্যটি নয়।
কেন অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা গুরুত্বপূর্ণ?
কর্মচারীদের অনুপস্থিতি বন্ধ থাকা ব্যক্তির তুলনায় অনেক বেশি প্রভাবিত করেঃ
- অপারেশনে ব্যাঘাত - অপরিকল্পিত অনুপস্থিতিতে দলগুলি সতর্কতা ছাড়াই কম কর্মী রাখে
- খরচ। - অনুপস্থিতি উৎপাদনশীলতা হ্রাস করে এবং ওভারটাইম বা অস্থায়ী কভার খরচ বাড়ায়
- দলের মনোবল - অপ্রত্যাশিত ফাঁকগুলি আচ্ছাদনকারী সহকর্মীরা দ্রুত পুড়ে যায়
- আনুগত্য - অনুপস্থিতির রেকর্ডের জন্য কোনও নিরীক্ষা পথ নেই যা আইনি এবং এইচআর এক্সপোজার তৈরি করে
- প্যাটার্ন অন্ধত্ব - তথ্য ছাড়া, পুনরাবৃত্ত অনুপস্থিতির সমস্যাগুলি কয়েক মাস ধরে নজরে পড়ে না
- গ্রাহকদের প্রভাব - মূল ব্যক্তিরা অপ্রত্যাশিতভাবে অনুপস্থিত থাকলে পরিষেবা সরবরাহ ক্ষতিগ্রস্ত হয়
কাঠামোগত অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা প্রতিক্রিয়াশীল সংকট পরিচালনার প্রক্রিয়াকে সক্রিয় কর্মশক্তি পরিকল্পনায় পরিণত করে।
কর্মচারীদের অনুপস্থিতির প্রকার
এইচআর দলগুলিকে অর্থপূর্ণ প্রতিবেদনের জন্য ধারাবাহিকভাবে অনুপস্থিতির শ্রেণীবিভাগ করা উচিতঃ
1. পরিকল্পিত অনুপস্থিতি
প্রাক-অনুমোদিত ছুটি-বার্ষিক ছুটি, পি. টি. ও, নির্ধারিত ব্যক্তিগত দিন এবং সরকারি ছুটির দিন। দলগুলি আগে থেকে কভারেজ প্রস্তুত করতে পারে।
2. অপরিকল্পিত অনুপস্থিতি
অপ্রত্যাশিত ছুটি-একই দিনের অসুস্থ ছুটি, পারিবারিক জরুরী অবস্থা এবং কোনও অনুষ্ঠান নয়। সবচেয়ে তাৎক্ষণিক অপারেশনাল ব্যাঘাত তৈরি করে।
3. স্বল্পমেয়াদী অনুপস্থিতি
কয়েক ঘন্টা থেকে কয়েক দিন পর্যন্ত অনুপস্থিত থাকে। স্বল্পমেয়াদী অনুপস্থিতির উচ্চ ফ্রিকোয়েন্সি প্রায়শই একজন ম্যানেজার বা এইচআর কথোপকথনের নিশ্চয়তা দেয়।
4. দীর্ঘমেয়াদী অনুপস্থিতি
বর্ধিত অসুস্থতা বা চিকিৎসা সংক্রান্ত ছুটি কয়েক সপ্তাহ বা মাস স্থায়ী হয়। কাজে ফেরার পরিকল্পনা, পর্যায়ক্রমে ফিরে আসা এবং সম্মতি সংক্রান্ত নথিপত্রের প্রয়োজন।
5. অনুমোদিত বনাম অননুমোদিত অনুপস্থিতি
অনুমোদিত অনুপস্থিতি অনুমোদিত বা নীতি দ্বারা আচ্ছাদিত। অননুমোদিত অনুপস্থিতি-অব্যক্ত বিলম্ব বা কোনও শো-এর জন্য পৃথক ট্র্যাকিং এবং বৃদ্ধি প্রয়োজন।
বিস্তারিত তুলনার জন্য, পরিকল্পিত বনাম অপরিকল্পিত অনুপস্থিতি দেখুন-যা এই সিরিজের পরে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।
অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনার মধ্যে কী কী অন্তর্ভুক্ত?
একটি সম্পূর্ণ অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া সাধারণত ছয়টি ক্ষেত্রকে অন্তর্ভুক্ত করেঃ
1. অনুপস্থিত রেকর্ডিং
প্রতিটি অনুপস্থিতির একটি পদ্ধতিতে লগ ইন করা হয়-পরিকল্পিত ছুটির অনুরোধ, অসুস্থতার বিজ্ঞপ্তি, বিলম্ব এবং অবৈতনিক অনুপস্থিতি। কোনও ইমেল বা টেক্সট বার্তার ব্যতিক্রম নেই।
2. ব্যবস্থাপকের দৃশ্যমানতা
ম্যানেজাররা দেখে যে আজ, এই সপ্তাহে এবং পরের মাসে কারা বন্ধ রয়েছে একটি শেয়ারড টিম ওয়ালচার্টে-কেউ অসুস্থ হলে কাজ পুনরায় বিতরণের জন্য প্রয়োজনীয়।
3. প্যাটার্ন মনিটরিং
এইচআর কর্মচারী, বিভাগ এবং অবস্থানের দ্বারা অনুপস্থিতির ফ্রিকোয়েন্সি, সময়কাল এবং প্রবণতা ট্র্যাক করে যাতে সমস্যাগুলি দ্রুত সনাক্ত করা যায়।
4. রিপোর্টিং এবং মেট্রিক্স
অনুপস্থিতির হার, ফ্রিকোয়েন্সি হার, ব্র্যাডফোর্ড ফ্যাক্টর এবং পরিকল্পিত বনাম অপরিকল্পিত অনুপাত কাঁচা তথ্যকে কার্যকরী অন্তর্দৃষ্টিতে পরিণত করে।
5. নীতি প্রয়োগ
অসুস্থ ছুটির নিয়ম, এইচআর পর্যালোচনার জন্য ট্রিগার পয়েন্ট এবং কাজে ফিরে আসার পদ্ধতিগুলি সিস্টেমের মাধ্যমে ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করা হয়।
6. সম্মতি নথিভুক্তকরণ
বিতর্ক এবং নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তার জন্য প্রতিটি অনুপস্থিতির নথির সম্পূর্ণ নিরীক্ষা-কে এটি লগ করেছে, কখন এবং যে কোনও সংযুক্ত নোট-।
মূল অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা মেট্রিক
এইচআর দলগুলি সংগঠন জুড়ে অনুপস্থিতি বোঝার জন্য এই মেট্রিকগুলি ব্যবহার করেঃ
| মেট্রিক। | সূত্র/বিবরণ |
|---|---|
| অনুপস্থিতির হার | মোট অনুপস্থিতির দিন ÷ মোট কর্মদিবস × 100 |
| ফ্রিকোয়েন্সি হার | কর্মচারী প্রতি পৃথক অনুপস্থিতির সংখ্যা |
| ব্র্যাডফোর্ড ফ্যাক্টর | ফ্রিকোয়েন্সি 2 × মোট দিন অনুপস্থিত |
| পরিকল্পিত বনাম অপরিকল্পিত অনুপাত | অনুমোদিত ছুটি এবং অপ্রত্যাশিত অনুপস্থিতির মধ্যে শতাংশ বিভাজন |
উচ্চ অনুপস্থিতির হার হ্রাস করার কৌশলগুলির জন্য, কীভাবে কর্মচারীদের অনুপস্থিতি হ্রাস করা যায় তা পড়ুন-এই সিরিজের পরবর্তী বিষয়।
এইচ. আর-এর জন্য অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনার উদাহরণ
উদাহরণ 1ঃ একই দিনে অসুস্থতার ছুটি
একজন কর্মচারী সকাল 8টায় অসুস্থ অবস্থায় ফোন করে। ব্যবস্থাপক অবিলম্বে সিস্টেমে অনুপস্থিতির হিসাব করেন। দলের ওয়ালচার্ট আপডেট হয় এবং প্রকল্পের নেতৃত্ব সকালের স্ট্যান্ডআপের আগে আজকের কাজগুলি পুনরায় বিতরণ করে।
উদাহরণ 2: স্বল্পমেয়াদী অনুপস্থিতির পুনরাবৃত্তি
এইচআর একটি মাসিক অনুপস্থিতির প্রতিবেদন চালায় এবং লক্ষ্য করে যে একজন কর্মচারীর আট সপ্তাহের মধ্যে চারটি পৃথক অসুস্থ দিন রয়েছে। নীতির একটি ট্রিগার পয়েন্ট একটি সহায়ক ম্যানেজারের কথোপকথনকে প্ররোচিত করে-প্যাটার্নটি একটি আনুষ্ঠানিক শৃঙ্খলামূলক সমস্যা হওয়ার আগে।
উদাহরণ 3: দলের দ্বন্দ্ব নিয়ে পরিকল্পিত ছুটি
দলের দুই সদস্য একই সপ্তাহে ছুটি নেওয়ার অনুরোধ করেন। ম্যানেজার ওয়ালচার্টটি পরীক্ষা করে, একটি অনুরোধ অনুমোদন করে এবং অন্যটিকে বিকল্প তারিখ বেছে নিতে বলে-একটি কভারেজ ফাঁক ক্লায়েন্টের কাছে পৌঁছানোর আগে।
Example 4: দীর্ঘমেয়াদী অসুস্থতা
একজন কর্মচারী স্বাস্থ্যগত কারণে ছয় সপ্তাহের জন্য ছুটিতে রয়েছেন। এইচআর অনুপস্থিতির সময়কাল ট্র্যাক করে, সম্মতি রেকর্ড বজায় রাখে এবং সিস্টেমে নথিভুক্ত একটি পর্যায়ক্রমে কাজে ফিরে আসার সময়সূচী পরিকল্পনা করে।
ম্যানুয়াল ট্র্যাকিং বনাম অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার
অনেক দল স্প্রেডশিট এবং ইমেল দিয়ে শুরু করে। অপরিকল্পিত অনুপস্থিতি গুণিত না হওয়া পর্যন্ত এটি কাজ করেঃ
| ফ্যাক্টর | স্প্রেডশিট/ইমেইল | সফ্টওয়্যারের অনুপস্থিতি |
|---|---|---|
| অপরিকল্পিত অনুপস্থিতির রেকর্ডিং | অসঙ্গতিপূর্ণ, প্রায়শই মিস করা | একই দিনে, প্রতিবার লগ করা হয়েছে |
| প্যাটার্ন রিপোর্টিং | ম্যানুয়াল, কাজের সময় | স্বয়ংক্রিয় প্রতিবেদন এবং প্রবণতা |
| দলের দৃশ্যমানতা | আলাদা ক্যালেন্ডার | ইউনিফাইড ওয়ালচার্ট |
| অডিট ট্রাইল | ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকা রেকর্ড | সম্পূর্ণ অনুপস্থিতির ইতিহাস |
| উপস্থিতি সংযোগ | সংযুক্ত নয় | অনুপস্থিতির রেকর্ডের সঙ্গে যুক্ত চেক-ইন তথ্য |
পূর্ণ অন্বেষণ করুন উপস্থিতি এবং অনুপস্থিতি ট্র্যাকিং বৈশিষ্ট্য রেকর্ডিং, রিপোর্টিং এবং টিম ওয়ালচার্ট ভিউ সহ।
অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনার জন্য কে দায়ী?
এইচআর দল
নীতিগুলি কনফিগার করুন, অনুপস্থিতির প্রতিবেদনগুলি চালান, ট্রিগার পয়েন্টগুলি পর্যবেক্ষণ করুন এবং সম্মতি রেকর্ড বজায় রাখুন।
Managers
অপরিকল্পিত অনুপস্থিতির দিনগুলি নথিভুক্ত করুন, দলের দৃশ্যমানতার সাথে পরিকল্পিত ছুটি অনুমোদন করুন এবং এইচআর-এ প্যাটার্নগুলি বাড়ান।
কর্মচারীরা
অসুস্থতার কথা জানান এবং স্ব-পরিষেবার মাধ্যমে-ফোন চেইন এবং অনানুষ্ঠানিক পাঠ্য বার্তাগুলি প্রতিস্থাপন করে ছুটির অনুরোধ করুন।
অর্থ ও পরিচালন
কর্মশক্তি পরিকল্পনা, ব্যয় বিশ্লেষণ এবং বেতন তালিকা প্রস্তুতির জন্য অনুপস্থিতির তথ্য ব্যবহার করুন।
এই সিরিজের সম্পর্কিত গাইড
এই নিবন্ধটি আমাদের অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা বিষয়বস্তু সিরিজঃ
- অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনার সম্পূর্ণ গাইড-সম্পূর্ণ ওভারভিউ (এখানে শুরু করুন)
- কিভাবে কর্মচারীদের অনুপস্থিতি হ্রাস করা যায়-ব্যবহারিক এইচআর কৌশল
- পরিকল্পিত বনাম অপরিকল্পিত অনুপস্থিতি-পার্থক্য এবং কিভাবে প্রতিটি পরিচালনা করতে হয়
- কিভাবে কর্মচারীদের অনুপস্থিতি ট্র্যাক এবং রিপোর্ট করতে হয়-মেট্রিক এবং রিপোর্টিং গাইড
চূড়ান্ত ভাবনা
অনুপস্থিতির ব্যবস্থাপনা অসুস্থ দিনগুলি কাটানোর চেয়ে বেশি কিছু-এইভাবে এইচআর দলগুলি বিঘ্নিত হওয়ার আগে থাকে, দলের উৎপাদনশীলতা রক্ষা করে এবং প্রতিটি ধরনের কর্মচারীর অনুপস্থিতির জন্য ন্যায্য, সামঞ্জস্যপূর্ণ রেকর্ড বজায় রাখে।
যখন পরিকল্পিত ছুটি, অপরিকল্পিত অসুস্থতা এবং উপস্থিতির তথ্য একটি ব্যবস্থায় থাকে, তখন পরিচালকরা দ্রুত সাড়া দেন এবং এইচআর সংকট হওয়ার আগে নিদর্শনগুলির উপর কাজ করে।
টোলব্র্যান্ডের 30 দিনের বিনামূল্যে ট্রায়াল শুরু করুন - কোন ক্রেডিট কার্ডের প্রয়োজন নেই।
