Las empresas necesitan software de gestión de PTO cuando el seguimiento manual crea problemas: saldos equivocados, reservas dobles, aprobaciones lentas por correo electrónico, errores de nómina y ninguna pista de auditoría. El software automatiza las acumulaciones, hace cumplir las reglas de política, da a los gerentes la visibilidad del equipo en un gráfico de pared y conecta la PTO aprobada a la preparación de nómina. Los equipos en crecimiento casi siempre superan a las hojas de cálculo - escalas de software PTO dedicadas sin agregar personal de recursos humanos.