Қызметкерлердің жұмыстан кетуі сирек жағдайда дағдарыс ретінде басталады. Бұл бірнеше тіркелмеген ауру күндерімен, менеджердің жұмыстан кетуін ұмытып кетуімен және HR өнімділігі төмендегенде ғана заңдылықты байқап қалуымен басталады.

Жұмыстан кетуді азайту — қызметкерлерді жазалау емес — бұл адамдардың неге дұрыс емес екенін түсіну, ерте әрекет ету және қатысу әділ бақыланатын және алдын ала басқарылатын жұмыс орнын құру.

Бұл нұсқаулықта сіз HR командалары қызметкерлердің жұмыстан кетуін азайту үшін қолданатын практикалық стратегияларды білесіз — саясат әзірлеу мен менеджерлерді оқытудан бастап, триггер нүктелері, жұмысқа оралу процестері және бәрін өлшенуге мүмкіндік беретін бағдарламалық жасақтама.

Жоспарланған демалыстан тыс жұмыстан кету не екенін білмейсіз бе? Біздің нұсқаулығымыздан бастаңыз Жоқтығын басқару деген не — содан кейін төмендегі стратегияларды қолданыңыз.

Қызметкердің жұмыстан кетуі деген не?

Қызметкерлердің жұмыстан кетуі Бұл қалыпты, мақұлданған демалыстан тыс әдеттегі немесе жиі жұмыстан тыс болуды білдіреді. Оған қайталанатын қысқа мерзімді аурулар, түсініксіз келмеулер және команданың жұмысын бұзатын күтпеген жоқ болу үлгілері кіреді.

Жұмыстан кету кейде ауру демалысынан өзгеше. Әр қызметкер ауырады. Жоқтық мәселе туындайды, егер жоқтық келесі жағдайда болса:

• Жиі — қысқа мерзімде бірнеше бөлек жоқ кездесулер
• Жоспарланбаған — алдын ала ескерту аз немесе мүлде болмай, бұл қамтуды қиындатады
• Түсініксіз — қажет болғанда негізсіз себеп немесе құжат жоқ
• Үлгіге негізделген — белгілі күндері қайталанатын (мысалы, дүйсенбі немесе мемлекеттік мерекелерден кейін)

HR жұмыстан кетуді алдын ала өлшеусіз азайта алмайды. Бұл үшін барлық жоқ болуды — жоспарланған және жоспарланбаған — бір жүйеде тіркеу қажет.

Қызметкерлердің жұмыстан кетуі неге маңызды

Жұмыстан кету бүкіл ұйымға әсер етеді, тек жоқ қызметкерге ғана емес:

• Өнімділіктің төмендеуі — негізгі адамдар күтпеген жерден жұмыстан шығып қалса, жұмыстың кідіруі немесе бәсеңдеуі
• Жұмыс жүктемесінің артуы — қалған команда мүшелері қосымша тапсырмаларды дайындықсыз қабылдайды
• Жоғары шығындар — артық жұмыс уақыты, уақытша қорғау және жобаны кешіктіру
• Моральдық жағдайдың төмендеуі — әріптестері бір адамдардың қайта-қайта келмеуін жариялауға ренжиді
• Тұтынушыға әсері — клиентпен жұмыс істейтін қызметкерлер ескертусіз жоқ кезде қызмет көрсету деңгейі төмендейді
• Сәйкестік тәуекелі — жазбалардың жоқтығы — HR әділ, тұрақты әрекет етуге негіз жоқ деген сөз

АҚШ жұмыс берушілері жыл сайын жұмыстан шықпай қалуға байланысты өнімділіктің төмендеуіне байланысты жүздеген миллиард доллар шығынға ұшырайды. Тіпті шағын командалар да бір адамның ескертусіз қайта-қайта кетуі әсер етеді.

Қызметкерлердің жұмыстан кетуінің жиі кездесетін себептері

HR жұмыстан кетуді азайтпас бұрын, оның неге болатынын түсіну маңызды:

Әрбір жоқтың түпкі себебі бірдей бола бермейді. Барлық жұмыстан кетуді тәртіпсіздік деп қарау қолдауға мұқтаж қызметкерлерді жіберіп алады — және жауапкершілікті қажет ететін қызметкерлерді шешпейді.

1-қадам: Жоқтығын дәл өлшеу

Өлшемеген нәрсені азайта алмайсың. Мына көрсеткіштерден бастаңыз:

Болмау деңгейі

Формула: Жалпы демалыс күндері ÷ қолжетімді жұмыс күндері × 100

Мысал: 6 ай ішінде 50 қызметкердің ішінде 120 демалыс күні (шамамен 6 500 жұмыс күні) = 1,85% болмау көрсеткіші.

Жиілік жылдамдығы

Әр қызметкерге бөлінген жоқ сиқырлар саны. Жоғары жиілік, жалпы күндері аз болса да, ұзақ үзілістен гөрі басқа мәселені білдіреді.

Брэдфорд факторы

Формула: Жиілік² × жалпы күндер жоқ. Қысқа, жиі кездесетін қысқа және жиі болмауларды ерекше атап өтеді. Оны қайта қарау үшін қолдану үшін қолдану — жеке тәртіптік балл ретінде емес.

Жоспарланған және жоспарланбаған қатынас

Демалыс уақыты алдын ала мақұлданған демалыс пен сол күнгі ауру немесе келмеу қанша болды. Жоспарланбаған жоғары коэффициент операциялық бұзылу басты мәселе болып табылады.

Бұл есептерді ай сайын жариялаңыз. Тек жыл соңындағы есептер мәселелерді түзетуге кеш екенін анықтайды.

2-қадам: Таза болмау саясатын жазыңыз

Әрбір қызметкер мен менеджер білуі тиіс:

• Ауруды қалай хабарлауға болады — жүйе арқылы, электрондық пошта немесе мәтіндік хабарлама арқылы емес
• Медициналық құжат қажет болғанда (мысалы, 3 күн қатарынан кейін)
• Менеджер немесе HR шолуы үшін триггер нүктелері (мысалы, 60 күнде 3 рет үзіліс)
• Әр кезеңде не болады — бейресми әңгіме, ресми қарау, еңбек денсаулығына бағыттау
• Ұзақ үзілістен кейін жұмысқа оралу рәсімдері
• Рұқсатсыз кету қалай анықталып, қалай өңделеді

Ешкім оқымаған саясат жұмыстан кетуді азайта алмайды. Оны қабылдау кезінде, қызметкерлер анықтамалығында бөлісіп, менеджерлерге жыл сайын еске салыңыз.

3-қадам: Менеджерлерді ерте әрекет етуге үйрету

Менеджерлер — жұмыстан кетуді басқарудың алдыңғы шебі. Әрбір менеджерді келесі бағыттарға үйретіңіз:

• Бір күнде журнал болмауы — демалыс күндері, естеліктер өшкенде емес
• Команданың қабырға диаграммасын тексеріңіз Демалысқа рұқсат берілмей тұрып және аурудан кейін
• Жұмысқа оралу туралы әңгімелер жүргізіңіз Әрбір үзілістен кейін — қысқа, қолдаушы, құжатталған
• HR-ға үлгілерді жеткізу триггер нүктелері жеткенде — айлар бойы үнсіздіктен кейін емес
• Ережелерді тұрақты қолдану — таңдамалы орындау әділдік дауларын тудырады

30 минуттық менеджерлерге арналған оқыту сессиясы бірнеше айға созылатын операциялық бұзылуларды болдырмайды.

4-қадам: Триггер нүктелерін қолданыңыз — болжамдар емес

Триггер нүктелері менеджерлер мен кадрлар бөліміне нақты әрі әділ негіз береді:

Мысалы, триггер фреймворкі:

• 1-деңгей — Бейресми: 60 күнде 3 бөлек үзіліс → менеджердің жұмысқа оралу әңгімесі
• 2-деңгей — HR қатысуы: 90 күнде 5 бөлек демалыс → HR шолуы мен әл-ауқатын тексеру
• 3-деңгей — Ресми: Bradford Factor HR және құжатталған қолдау жоспары → ресми кездесу шегінен асып түсті.
• 4-деңгей — Еңбек денсаулығы: Ұзақ мерзімді немесе қайталанатын үзіліс → кәсіби бағалауға жолдама беру

Триггер нүктелері алдымен қолдауға назар аударуы керек — әсіресе денсаулыққа байланысты болмау жағдайында. Ресми әрекет — араласуға қарамастан үлгілер сақталғанда болады.

5-қадам: Жұмысқа оралу туралы әңгімелерді жүзеге асыру

Әр үзілістен кейін жұмысқа оралу туралы қысқа әңгіме HR-дің ең тиімді жұмыстан шығу құралдарының бірі болып табылады:

1. Қызметкерді қайта қарсы алыңыз
2. Жүйеде жоқтық дұрыс тіркелгенін растаңыз
3. Медициналық мәліметтерге қысым жасамай, жұмыс орнындағы өзгерістерді сұраңыз
4. Келешекте жоқ болғанда есеп беру тәртібін еске сал
5. Әңгімені жоқтық жазбасында құжаттаңыз

Бұл әңгімелерде мәселелер — жұмыс жүктемесі, стресс, денсаулық мәселелері немесе жеке жағдайлар — ерте анықталады, содан кейін олар қайталанатын демалыс үлгілеріне айналады.

6-қадам: Тек симптомдарды ғана емес, жұмыс орнындағы себептерді шешу

Кейбір жұмыстан шықпау жұмыс орнындағы терең мәселелердің белгісі болып табылады:

• Жұмыс жүктемесі — созылмалы артық жүктеме стресске байланысты ауруға әкеледі
• Басқару сапасы — нашар басшылық белсенділіктің алшақтауына және жоқтығына себеп болады
• Мәдениет — Жоқтығы қарсы шықпайтын командалар оның таралуын көреді
• Икемділік — қатаң кестелер қызметкерлерді жарты күндік кездесулер үшін толық демалыс алуға мәжбүрлейді
• Әл-ауқат — психикалық денсаулықты қолдаудың болмауы ұзақ мерзімді демалыс қаупін арттырады

HR аналитикасы — бөлім, менеджер және орын бойынша — жұмыстан кету жеке мәселе ме, әлде бүкіл командаға қатысты белгі ме, анықтайды.

7-қадам: Жоқтығын басқару бағдарламалық жасақтамасын қолданыңыз

Кестелер мен электрондық пошта жұмыстан кетуді азайта алмайды, себебі олар негізгі нәрселерді орындай алмайды:

• Күтпеген жоғалулар тіркелмей қалады
• Есептерді қолмен жинауға сағаттар кетеді
• Менеджерлердің нақты уақыттағы командалық көрінісі жоқ
• Триггер нүктелері туралы әңгімелер бойынша аудит ізі жоқ

Жоқтығын басқару бағдарламасы жазу, есеп беру және көрінуді автоматтандырады:

1. Қызметкерлер ауырып, өзін-өзі қызмет көрсету арқылы демалыс сұрайды
2. Менеджерлер күтпеген болуларды тіркеп, сол күні қабырға диаграммасын тексереді
3. HR қызметкер, бөлім және демалыс түрі бойынша ай сайынғы есептерді жүргізеді
4. Триггер нүктелерін автоматты түрде тексеру үшін белгілеу үлгілері
5. Жұмысқа оралу жазбалары сәйкестік үшін жұмысқа оралу жазбаларына тіркелген

Платформалар: TimeOffLedger Жұмыстан кетуді тіркеуді, команданың қабырғалық диаграммасын көруді, қатысу көрсеткішін тіркеуді және есеп беруді біріктіреді — сондықтан HR деректерге сүйенеді, болжамдарға емес.

Жұмыстан кетуді қалай азайтуға болады: HR тексеру тізімі

Қазіргі тәсіліңізді бағалау үшін осы тексеру тізімін қолданыңыз:

• ☐ Жоқ болу саясаты жазылып, барлық қызметкерлерге таратылды
• ☐ Әрбір үзіліс бір жүйеде тіркелген — электрондық пошта бойынша ешқандай ерекшелік жоқ
• ☐ Ай сайынғы жоқ есептер жоспарланған (жылдамдық, жиілік, Брэдфорд факторы)
• ☐ Триггер нүктелері анықталып, менеджерлерге жеткізілді
• ☐ Менеджерлер бір күнде тіркелу және жұмысқа оралу туралы әңгімелер бойынша оқытылды
• ☐ Жұмысқа оралу процесі тұрақты түрде құжатталып, қолданылуы
• ☐ Бөлім деңгейіндегі болмау үрділері тоқсан сайын шолу
• ☐ Жұмыс орнындағы себептер толық командалардың жоғары болмауы болғанда тексеріледі
• ☐ Ұзақ мерзімді істер бойынша еңбек денсаулығына бағыттау процесі енгізілді
• ☐ Жоқтық деректері менеджердің көрінуі үшін команданың wallchart-ына қосылған

8 немесе одан көп балл: жұмыстан кетуді басқару белсенді. 6-дан төмен: өлшеу және менеджерді оқытудан бастап, күрделілік қосыңыз.

Толық зерттеу Қатысу мен қатыспауды бақылау функциялары оның ішінде автоматтандырылған есептер, wallchart көріністері және триггерлерге негізделген көрініс бар.

Жұмыстан кетуді азайтуға тырысқанда жиі кездесетін қателіктер

Қате 1: Себебін түсінбей кетуді жазалау
Әлеуметтік қамсыздандыру туралы әңгіме алдында ресми әрекет ету мәселелерді ұйымнан тыс емес, жер астына шығарады.

Қате 2: Бастапқы өлшем жоқ
“We want less absence” is not a strategy. Know your current absence rate before setting targets.

Қате 3: Менеджердің тұрақсыз орындалуы
Бір бапкер әрбір жоқтығын тіркейді; Тағы біреуі оларды елемейді. Деректер сенімсіз болады және әділдік бұзылады.

4-қате: Бөлімшелік үлгілерді елемеу
Бір командада көп болмау көбінесе басқару немесе жұмыс жүктемесі мәселесін білдіреді — 10 жеке мәселе емес.

5-ші қате: Жыл соңында ғана жоқ болғандар туралы деректерді қарау
Ақпанда шешілуі мүмкін болған үлгілер қарашада ресми тәртіптік істерге айналады.

Осы сериядағы қатысты нұсқаулықтар

Бұл мақала біздің Жоқтығын басқару Мазмұн сериясы:

1. Жұмыстан тыс қалуды басқару бойынша толық нұсқаулық — толық шолу (осы жерден бастаңыз)
2. Жұмыстан кетуді басқару деген не? — анықтама, типтер және мысалдар
3. Жоспарланған және жоспарланбаған жоқ — айырмашылықтар және әрқайсысын қалай басқару керек
4. Қызметкерлердің кетуін қалай бақылау және хабарлау — көрсеткіштер мен есеп беру нұсқаулығы

Қорытынды ойлар

Қызметкерлердің жұмыстан кетуін азайту — HR-дың ұзақ мерзімді саласының бір реттік бастамасы емес. Ол дәл өлшеуді, айқын саясаттарды, дайындалған менеджерлерді, әділ триггер нүктелерін және дағдарысқа айналмай тұрып жоқ нәрсені көрінетін бағдарламалық қамтамасыз етуді талап етеді.

Әр жоқ болуды тіркеп, ай сайынғы есеп беріп, қолдау менеджерлерімен ерте әңгімелесуден бастаңыз. Жұмыстан кетуді жақсы басқаратын командалар оны алдын ала көреді, зиян келтірілгеннен кейін әрекет ететіндер емес.

TimeOffLedger-дің тегін 30 күндік сынақ мерзімін бастаңыз — несие картасы қажет емес — және командаңызға сенім арта алатын үзілісті басқару процесін құрыңыз.