কর্মচারীদের অনুপস্থিতি খুব কমই সংকট হিসাবে শুরু হয়। এটি শুরু হয় কয়েকটি অনিবন্ধিত অসুস্থ দিন দিয়ে, একজন ম্যানেজার যিনি অনুপস্থিতির রেকর্ড করতে ভুলে যান এবং এইচআর কেবল তখনই একটি প্যাটার্ন আবিষ্কার করেন যখন উৎপাদনশীলতা ইতিমধ্যে হ্রাস পেয়েছে।

অনুপস্থিতির বিষয়টি কর্মীদের শাস্তি দেওয়ার বিষয়ে নয়-এটি কেন লোকেরা বন্ধ রয়েছে তা বোঝার বিষয়ে, প্যাটার্নের প্রথম দিকে কাজ করা এবং এমন একটি কর্মক্ষেত্র তৈরি করা যেখানে উপস্থিতি ন্যায্যভাবে ট্র্যাক করা হয় এবং সক্রিয়ভাবে পরিচালিত হয়।

এই নির্দেশিকায়, আপনি এইচআর দলগুলি কর্মচারীদের অনুপস্থিতি কমাতে ব্যবহারিক কৌশলগুলি শিখবেন-নীতি নকশা এবং ম্যানেজার প্রশিক্ষণ থেকে শুরু করে ট্রিগার পয়েন্ট, কাজে ফিরে আসার প্রক্রিয়া এবং সফ্টওয়্যার যা এটিকে পরিমাপযোগ্য করে তোলে।

অনুপস্থিতির মধ্যে পরিকল্পিত ছুটির বাইরে কী রয়েছে তা নিশ্চিত নন? আমাদের গাইড দিয়ে শুরু করুন অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা কি - তারপর নীচের কৌশলগুলি প্রয়োগ করুন।

কর্মচারীদের অনুপস্থিতি কী?

কর্মচারীদের অনুপস্থিতি স্বাভাবিক, অনুমোদিত ছুটির বাইরে কাজ থেকে অভ্যাসগত বা ঘন ঘন অনুপস্থিতি বোঝায়। এর মধ্যে রয়েছে পুনরাবৃত্ত স্বল্পমেয়াদী অসুস্থতা, অব্যক্ত নো-শো এবং অপরিকল্পিত অনুপস্থিতির ধরণ যা দলের ক্রিয়াকলাপকে ব্যাহত করে।

অনুপস্থিত থাকা সাময়িক অসুস্থ ছুটি থেকে আলাদা। প্রত্যেক কর্মচারী অসুস্থ হয়ে পড়ে। অনুপস্থিতিতে সমস্যা দেখা দেয় যখনঃ

• ঘন ঘন - স্বল্প সময়ের মধ্যে একাধিক পৃথক অনুপস্থিতি মন্ত্র
• অপরিকল্পিত - সামান্য বা কোনও নোটিশ না থাকায় কভারেজ করা কঠিন হয়ে পড়ে
• ব্যাখ্যাহীন। - প্রয়োজন হলে কোনও বৈধ কারণ বা নথি নেই
• প্যাটার্ন-ভিত্তিক নির্দিষ্ট দিনগুলিতে পুনরাবৃত্তি (যেমন সোমবার বা সরকারী ছুটির পরে)

এইচআর প্রথমে এটি পরিমাপ না করে অনুপস্থিতি হ্রাস করতে পারে না। এর জন্য প্রতিটি অনুপস্থিতিকে-পরিকল্পিত এবং অপরিকল্পিত-একটি পদ্ধতিতে রেকর্ড করা প্রয়োজন।

কেন কর্মচারীদের অনুপস্থিতি গুরুত্বপূর্ণ

অনুপস্থিতির প্রভাব পড়ে পুরো সংস্থাকে, শুধু অনুপস্থিত কর্মচারীকে নয়ঃ

• উৎপাদনশীলতা হ্রাস - কাজের স্টল বা ধীরগতি যখন মূল ব্যক্তিরা অপ্রত্যাশিতভাবে বন্ধ থাকে
• কাজের চাপ বৃদ্ধি - দলের বাকি সদস্যরা প্রস্তুতি ছাড়াই অতিরিক্ত কাজ গ্রহণ করে
• খরচ বেশি। - ওভারটাইম, অস্থায়ী কভার এবং বিলম্বিত প্রকল্প বিতরণ
• নৈতিক অবনতি - সহকর্মীরা একই ব্যক্তির থেকে বারবার অনুপস্থিতির খবর কভার করায় বিরক্ত হন
• গ্রাহকদের প্রভাব - ক্লায়েন্ট-মুখোমুখি কর্মীরা নোটিশ ছাড়াই অনুপস্থিত থাকলে পরিষেবার মাত্রা হ্রাস পায়
• মেনে চলার ঝুঁকি - কোনও রেকর্ড না থাকার অর্থ হল ন্যায্য, সামঞ্জস্যপূর্ণ এইচআর কর্মের কোনও ভিত্তি নেই

মার্কিন নিয়োগকর্তারা অনুপস্থিতি-সম্পর্কিত উৎপাদনশীলতা ক্ষতির কারণে বার্ষিক শত শত বিলিয়ন ডলার হারান। এমনকি ছোট দলগুলিও প্রভাব অনুভব করে যখন একজন ব্যক্তি সতর্কতা ছাড়াই বারবার বন্ধ থাকে।

কর্মচারী অনুপস্থিতির সাধারণ কারণ

এইচআর অনুপস্থিতির পরিমাণ কমাতে পারে, এটা বুঝতে সাহায্য করে কেন এটা ঘটেঃ

সব অনুপস্থিতির মূল কারণ একই নয়। সমস্ত অনুপস্থিতিকে অসদাচরণ হিসাবে বিবেচনা করা কর্মচারীদের অনুপস্থিত করে যাদের সহায়তার প্রয়োজন-এবং জবাবদিহিতার প্রয়োজন এমন কর্মচারীদের সমাধান করতে ব্যর্থ হয়।

ধাপ 1ঃ অনুপস্থিতির সঠিক পরিমাপ করুন

আপনি যা পরিমাপ করেন না তা কমাতে পারবেন না। এই মেট্রিকগুলি দিয়ে শুরু করুনঃ

অনুপস্থিতির হার

ফর্মুলাঃ মোট অনুপস্থিতির দিন ÷ মোট উপলব্ধ কর্মদিবস × 100

উদাহরণঃ 6 মাসের মধ্যে 50 জন কর্মচারীর মধ্যে 120টি অনুপস্থিতির দিন (আনুমানিক. 6,500 কার্যদিবস = 1.85% অনুপস্থিতির হার।

ফ্রিকোয়েন্সি হার

কর্মচারী প্রতি পৃথক অনুপস্থিতির সংখ্যা। কম মোট দিনের সাথে উচ্চ ফ্রিকোয়েন্সি প্রায়শই একটি দীর্ঘ অনুপস্থিতির চেয়ে আলাদা সমস্যার ইঙ্গিত দেয়।

ব্র্যাডফোর্ড ফ্যাক্টর

ফর্মুলাঃ ফ্রিকোয়েন্সি 2 × মোট দিন অনুপস্থিত। বিঘ্নজনক সংক্ষিপ্ত, ঘন ঘন অনুপস্থিতির উপর আলোকপাত করে। পর্যালোচনার জন্য একটি ট্রিগার হিসাবে ব্যবহার করুন-স্বতন্ত্র শৃঙ্খলা স্কোর হিসাবে নয়।

পরিকল্পিত বনাম অপরিকল্পিত অনুপাত

কত অনুপস্থিতি ছিল প্রাক-অনুমোদিত ছুটি বনাম একই দিনের অসুস্থতা বা নো-শো। একটি উচ্চ অপরিকল্পিত অনুপাত মানে অপারেশনাল ব্যাঘাত হল প্রধান সমস্যা।

প্রতি মাসে এই প্রতিবেদনগুলি চালান। শুধুমাত্র বছরের শেষের রিপোর্টে সমস্যাগুলি সমাধান করতে খুব দেরি হয়ে যায়।

পদক্ষেপ 2: একটি স্পষ্ট অনুপস্থিতি নীতি লিখুন

প্রত্যেক কর্মচারী এবং ম্যানেজারের জানা উচিতঃ

• অসুস্থতার রিপোর্ট কিভাবে করবেন-ইমেইল বা টেক্সট নয়, সিস্টেমের মাধ্যমে
• যখন চিকিৎসা সংক্রান্ত নথিপত্রের প্রয়োজন হয় (যেমন পরপর 3 দিন পর)
• ম্যানেজার বা এইচআর পর্যালোচনার জন্য ট্রিগার পয়েন্ট (যেমন 60 দিনের মধ্যে 3 টি অনুপস্থিতি)
• প্রতিটি পর্যায়ে কী ঘটে-অনানুষ্ঠানিক কথোপকথন, আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনা, পেশাগত স্বাস্থ্য রেফারেল
• বর্ধিত অনুপস্থিতির পর কাজে ফিরে আসার পদ্ধতি
• অননুমোদিত অনুপস্থিতিকে কীভাবে সংজ্ঞায়িত করা হয় এবং পরিচালনা করা হয়

যে নীতি কেউ পড়েনি, তা অনুপস্থিতির হার কমাতে পারে না। এটি বোর্ডে, কর্মচারীদের হ্যান্ডবুকে ভাগ করুন এবং প্রতি বছর পরিচালকদের মনে করিয়ে দিন।

ধাপ 3: ম্যানেজারদের তাড়াতাড়ি কাজ করার জন্য প্রশিক্ষণ দিন

ম্যানেজাররা অনুপস্থিতির ব্যবস্থাপনার প্রথম সারির লোক। প্রত্যেক ম্যানেজারকে প্রশিক্ষণ দিন

• একই দিনে অনুপস্থিতির হিসাব করুন - সপ্তাহান্তে নয় যখন স্মৃতি ম্লান হয়ে যায়
• দলের ওয়ালচার্ট দেখুন ছুটি মঞ্জুর করার আগে এবং লগিং অসুস্থতার পরে
• কাজে ফিরে আসার বিষয়ে আলোচনা করুন প্রতিটি অনুপস্থিতির পরে বানান-সংক্ষিপ্ত, সহায়ক, নথিভুক্ত
• এইচআর-এ নিদর্শনগুলি বৃদ্ধি করুন যখন ট্রিগার পয়েন্ট পৌঁছায়-কয়েক মাসের নীরবতার পরে নয়
• নিয়মগুলি নিয়মিতভাবে প্রয়োগ করুন - নির্বাচিত প্রয়োগ ন্যায্যতার বিরোধ তৈরি করে

অনুপস্থিতির রেকর্ডিং এবং প্রাথমিক কথোপকথনের উপর 30 মিনিটের একটি ম্যানেজার প্রশিক্ষণ অধিবেশন পরে কয়েক মাস ধরে কার্যকরী ব্যাঘাত রোধ করে।

ধাপ 4: ট্রিগার পয়েন্ট ব্যবহার করুন-কাজ অনুমান নয়

ট্রিগার পয়েন্টগুলি ম্যানেজার এবং এইচআর-কে পদক্ষেপের জন্য একটি স্পষ্ট, ন্যায্য ভিত্তি দেয়ঃ

উদাহরণ ট্রিগার কাঠামোঃ

• স্তর 1-অনানুষ্ঠানিকঃ 60 দিনের মধ্যে 3 টি পৃথক অনুপস্থিতি → ম্যানেজার কর্মক্ষেত্রে ফিরে আসা কথোপকথন
• স্তর 2-এইচআর সম্পৃক্ততাঃ 90 দিনে 5টি পৃথক অনুপস্থিতি → এইচআর পর্যালোচনা এবং কল্যাণ পরীক্ষা
• স্তর 3-আনুষ্ঠানিকঃ ব্র্যাডফোর্ড ফ্যাক্টর সীমা অতিক্রম করেছে → এইচআর এবং নথিভুক্ত সমর্থন পরিকল্পনার সাথে আনুষ্ঠানিক বৈঠক
• চতুর্থ স্তর-পেশাগত স্বাস্থ্যঃ দীর্ঘমেয়াদী বা পুনরাবৃত্ত অনুপস্থিতি → পেশাদার মূল্যায়নের জন্য রেফারেল

ট্রিগার পয়েন্টগুলি প্রথমে সমর্থনের দিকে মনোনিবেশ করা উচিত-বিশেষ করে স্বাস্থ্য সম্পর্কিত অনুপস্থিতির জন্য। আনুষ্ঠানিক পদক্ষেপ তখনই আসে যখন হস্তক্ষেপ সত্ত্বেও নিদর্শনগুলি অব্যাহত থাকে।

পদক্ষেপ 5: কাজে ফিরে আসার কথোপকথনগুলি বাস্তবায়ন করুন

প্রতিটি অনুপস্থিতির পরে একটি সংক্ষিপ্ত কর্মক্ষেত্রে ফিরে আসা কথোপকথন এইচআর-এর সবচেয়ে কার্যকর অনুপস্থিতির সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটিঃ

1. কর্মচারীকে স্বাগত জানাই
2. সিস্টেমে অনুপস্থিতি সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়েছে তা নিশ্চিত করুন
3. জিজ্ঞাসা করুন কর্মক্ষেত্রে কোনও রদবদল সাহায্য করবে কিনা (চিকিৎসা সংক্রান্ত বিবরণের জন্য চাপ না দিয়ে)
4. ভবিষ্যতে অনুপস্থিতির জন্য রিপোর্টিং পদ্ধতি সম্পর্কে তাদের মনে করিয়ে দিন
5. অনুপস্থিতির রেকর্ডে কথোপকথনটি নথিভুক্ত করুন

এই কথোপকথনগুলি কাজের চাপ, স্বাস্থ্য সমস্যা বা ব্যক্তিগত পরিস্থিতি-পুনরাবৃত্ত অনুপস্থিতির ধরণ হওয়ার আগে সমস্যাগুলি ধরে ফেলে।

ধাপ 6ঃ কর্মস্থলের কারণগুলি ঠিক করুন-শুধুমাত্র লক্ষণগুলি নয়

কিছু অনুপস্থিতি গভীর কর্মক্ষেত্রের সমস্যার লক্ষণঃ

• কাজের চাপ। - দীর্ঘস্থায়ী ওভারলোড স্ট্রেস-সম্পর্কিত অসুস্থতার দিকে পরিচালিত করে
• ব্যবস্থাপনার গুণমান - দুর্বল নেতৃত্ব বিচ্ছিন্নতা এবং অনুপস্থিতিকে চালিত করে
• সংস্কৃতি. - যে দলগুলিতে অনুপস্থিতিকে চ্যালেঞ্জ করা হয় না তারা এটিকে ছড়িয়ে পড়তে দেখে
• নমনীয়তা - কঠোর সময়সূচী কর্মচারীদের অর্ধ-দিনের অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য পুরো দিন ছুটি নিতে বাধ্য করে
• সুস্থতা। কোনও মানসিক স্বাস্থ্য সহায়তা দীর্ঘমেয়াদী অনুপস্থিতির ঝুঁকি বাড়ায়

বিভাগ, ব্যবস্থাপক এবং অবস্থানের অনুপস্থিতির প্রতিবেদন থেকে এইচআর বিশ্লেষণ প্রকাশ করে যে অনুপস্থিতি একটি ব্যক্তিগত সমস্যা নাকি দল-ব্যাপী সংকেত।

ধাপ 7ঃ অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন

স্প্রেডশিট এবং ইমেল অনুপস্থিতিকে কমাতে পারে না কারণ তারা মৌলিক বিষয়গুলিতে ব্যর্থ হয়ঃ

• অপরিকল্পিত অনুপস্থিতিগুলি নথিভুক্ত করা হয় না
• প্রতিবেদনগুলি হাতে করে সংকলন করতে কয়েক ঘন্টা সময় লাগে
• ম্যানেজারদের কোনও রিয়েল-টাইম দলের দৃশ্যমানতা নেই
• ট্রিগার পয়েন্ট কথোপকথনের জন্য কোনও নিরীক্ষা পথ নেই

অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার রেকর্ডিং, রিপোর্টিং এবং দৃশ্যমানতা স্বয়ংক্রিয় করে

1. কর্মচারীরা অসুস্থতার কথা জানায় এবং স্ব-পরিষেবার মাধ্যমে ছুটির অনুরোধ করে
2. ম্যানেজাররা অপরিকল্পিত অনুপস্থিতির তথ্য লিপিবদ্ধ করে এবং একই দিনে ওয়ালচার্টটি পরীক্ষা করে।
3. এইচআর কর্মচারী, বিভাগ এবং অনুপস্থিতির ধরন অনুযায়ী মাসিক অনুপস্থিতির প্রতিবেদন পরিচালনা করে।
4. পর্যালোচনার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে পয়েন্ট ফ্ল্যাগ প্যাটার্ন ট্রিগার করুন
5. কাজে ফিরে যাওয়ার নোটগুলি অনুপস্থিতির নথির সঙ্গে সম্মতি দেওয়ার জন্য সংযুক্ত করা হয়

প্ল্যাটফর্মগুলি TimeOffLedger অনুপস্থিতির রেকর্ডিং, দলের ওয়ালচার্ট দৃশ্যমানতা, উপস্থিতি চেক-ইন এবং রিপোর্টিং একত্রিত করুন-তাই এইচআর অনুমানের কাজ নয়, তথ্যের উপর কাজ করে।

কিভাবে HR চেকলিস্ট অনুপস্থিত হ্রাস

আপনার বর্তমান পদ্ধতি মূল্যায়ন করতে এই চেকলিস্টটি ব্যবহার করুনঃ

• অনুপস্থিতির নীতি লিখিত এবং সমস্ত কর্মচারীদের সাথে ভাগ করা হয়েছে
• প্রতিটি অনুপস্থিতি একটি সিস্টেমে রেকর্ড করা হয়-কোনও ইমেল ব্যতিক্রম নেই
• মাসিক অনুপস্থিতির রিপোর্ট নির্ধারিত (হার, ফ্রিকোয়েন্সি, ব্র্যাডফোর্ড ফ্যাক্টর)
• ট্রিগার পয়েন্টগুলি সংজ্ঞায়িত এবং পরিচালকদের কাছে যোগাযোগ করা হয়েছে
• ম্যানেজাররা একই দিনের লগিং এবং কাজে ফিরে আসার কথোপকথনে প্রশিক্ষিত
• কাজে ফিরে আসার প্রক্রিয়াটি নথিভুক্ত এবং ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করা হয়েছে
• বিভাগ-পর্যায়ের অনুপস্থিতির প্রবণতা ত্রৈমাসিক পর্যালোচনা করা হয়েছে
• পুরো দলগুলি উচ্চ অনুপস্থিতি দেখালে কর্মক্ষেত্রের কারণগুলি তদন্ত করা হয়
• দীর্ঘমেয়াদী ক্ষেত্রে পেশাগত স্বাস্থ্য রেফারেল প্রক্রিয়া
• ম্যানেজারের দৃশ্যমানতার জন্য দলের ওয়ালচার্টের সাথে সংযুক্ত অনুপস্থিত তথ্য

8 বা তার বেশি স্কোরঃ আপনার অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা সক্রিয়। নীচে 6: জটিলতা যোগ করার আগে পরিমাপ এবং পরিচালক প্রশিক্ষণ দিয়ে শুরু করুন।

পূর্ণ অন্বেষণ করুন উপস্থিতি এবং অনুপস্থিতি ট্র্যাকিং বৈশিষ্ট্য স্বয়ংক্রিয় প্রতিবেদন, ওয়ালচার্টের দৃশ্য এবং ট্রিগার-ভিত্তিক দৃশ্যমানতা সহ।

অনুপস্থিতি হ্রাস করার চেষ্টা করার সময় সাধারণ ভুল

ভুল 1ঃ কারণ না বুঝে অনুপস্থিতিকে শাস্তি দেওয়া
কল্যাণমূলক আলোচনার আগে আনুষ্ঠানিক পদক্ষেপগুলি সমস্যাগুলিকে গোপন করে-সংগঠনের বাইরে নয়।

ভুল 2ঃ কোন বেসলাইন পরিমাপ নেই
"আমরা কম অনুপস্থিতি চাই" কোনও কৌশল নয়। লক্ষ্য নির্ধারণের আগে আপনার বর্তমান অনুপস্থিতির হার জানুন।

ভুল 3: অসঙ্গতিপূর্ণ ম্যানেজার প্রয়োগ
একজন ম্যানেজার প্রতিটি অনুপস্থিতিতে লগ করে এবং অন্যজন তাদের উপেক্ষা করে। তথ্য অবিশ্বস্ত হয়ে যায় এবং ন্যায্যতা হ্রাস পায়।

ভুল 4: বিভাগীয় নিদর্শন উপেক্ষা করা
একটি দলে উচ্চ অনুপস্থিতি প্রায়শই একটি ব্যবস্থাপনা বা কাজের চাপের সমস্যার ইঙ্গিত দেয়-10টি পৃথক সমস্যা নয়।

ভুল 5: শুধুমাত্র বছরের শেষে অনুপস্থিতির তথ্য পর্যালোচনা করা হচ্ছে
যে প্যাটার্নগুলি ফেব্রুয়ারিতে সমাধান করা যেত, সেগুলি নভেম্বরের মধ্যে আনুষ্ঠানিক শৃঙ্খলামূলক মামলায় পরিণত হয়।

এই সিরিজের সম্পর্কিত গাইড

এই নিবন্ধটি আমাদের অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা বিষয়বস্তু সিরিজঃ

1. অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনার সম্পূর্ণ গাইড-সম্পূর্ণ ওভারভিউ (এখানে শুরু করুন)
2. অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা কী? সংজ্ঞা, প্রকার এবং উদাহরণ
3. পরিকল্পিত বনাম অপরিকল্পিত অনুপস্থিতি-পার্থক্য এবং কিভাবে প্রতিটি পরিচালনা করতে হয়
4. কিভাবে কর্মচারীদের অনুপস্থিতি ট্র্যাক এবং রিপোর্ট করতে হয়-মেট্রিক এবং রিপোর্টিং গাইড

চূড়ান্ত ভাবনা

কর্মচারীদের অনুপস্থিতি হ্রাস করা একটি দীর্ঘমেয়াদী এইচআর শৃঙ্খলা-এককালীন উদ্যোগ নয়। এর জন্য সঠিক পরিমাপ, স্পষ্ট নীতি, প্রশিক্ষিত ব্যবস্থাপক, ন্যায্য ট্রিগার পয়েন্ট এবং এমন সফ্টওয়্যার প্রয়োজন যা সংকট হওয়ার আগে অনুপস্থিতিকে দৃশ্যমান করে।

প্রতিটি অনুপস্থিতির রেকর্ডিং দিয়ে শুরু করুন, মাসিক প্রতিবেদন চালান এবং প্রাথমিক কথোপকথনে পরিচালকদের সহায়তা করুন। যে দলগুলি অনুপস্থিতিকে ভালভাবে পরিচালনা করে তারা এটি আসতে দেখে-ক্ষতি হওয়ার পরে প্রতিক্রিয়া দেখায় না।

টোলব্র্যান্ডের 30 দিনের বিনামূল্যে ট্রায়াল শুরু করুন - কোনও ক্রেডিট কার্ডের প্রয়োজন নেই-এবং একটি অনুপস্থিতি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া তৈরি করুন যার উপর আপনার দল নির্ভর করতে পারে।