Компаніям потрібне програмне забезпечення для управління PTO, коли ручне відстеження створює проблеми: неправильні баланси, подвійні бронювання, повільне схвалення електронної пошти, помилки у розрахунку зарплати та відсутність аудиту. Програмне забезпечення автоматизує нарахування, забезпечує контроль правил політики, дає команді менеджерів видимість на діаграмі та пов'язує затверджені PTO з підготовкою до зарплати. Зростаючі команди майже завжди переростають електронні таблиці — спеціалізоване програмне забезпечення PTO масштабується без збільшення кількості HR.