يمكن أن تتغير معلومات الموظف مع الوقت. سواء غيّر أحدهم القسم، أو نال ترقية، أو حدّث معلومات الاتصال، أو عُيّن له مدير جديد، يجعل TimeOffLedger من السهل على المسؤولين إبقاء سجلات الموظفين دقيقة ومحدَّثة.
الحفاظ على معلومات الموظفين محدّثة يساعد على توجيه طلبات الإجازة بشكل صحيح وبقاء التقارير دقيقة واستمرار سير الموافقات كما هو متوقع.
من يمكنه تعديل معلومات الموظف؟
المستخدمون فقط ذوو المسؤول يمكن لأصحاب الصلاحيات تعديل ملفات الموظفين. حسب إعدادات مؤسستك، قد يتمكن الموظفون أيضاً من تحديث بعض التفاصيل الشخصية، مثل صورة الملف أو معلومات الاتصال.
كيفية تعديل موظف
اتبع هذه الخطوات لتحديث معلومات الموظف:
- سجّل الدخول إلى حساب TimeOffLedger.
- انتقل إلى الموظفون من القائمة الرئيسية.
- حدد موقع الموظف الذي تريد تعديله.
- انقر على ملف الموظف.
- اختر تعديل.
- حدّث المعلومات المطلوبة.
- انقر حفظ التغييرات.
ستسري تغييراتك فوراً.
المعلومات التي يمكنك تحديثها
حسب إعداد مؤسستك، قد تتمكن من تعديل:
- الاسم الكامل
- المسمى الوظيفي
- بريد العمل الإلكتروني
- القسم
- المدير
- دور الموظف
- سياسة الإجازة
- حالة التوظيف
- تاريخ البدء
- صورة الملف الشخصي
قد تُقيَّد بعض الحقول للحفاظ على الدقة التاريخية أو الامتثال لسياسات الشركة.
تحديث مدير الموظف
يضمن تعيين المدير الصحيح إرسال طلبات الإجازة إلى المعتمِد المناسب.
لتحديث مدير:
- افتح ملف الموظف.
- اعثر على المدير الحقل.
- اختر المدير الجديد من القائمة.
- احفظ تغييراتك.
ستُوجَّه طلبات الإجازة المستقبلية من الموظف إلى المدير المعيَّن حديثاً.
تغيير الأقسام
إذا انتقل موظف إلى قسم مختلف:
- افتح ملف الموظف.
- حدّث القسم الحقل.
- احفظ التغييرات.
تساعد تغييرات القسم على إبقاء التقارير وتقاويم الفريق وقوائم الموظفين منظّمة.
تحديث سياسات الإجازة
إذا غيّر موظف دوره أو أصبح مؤهلاً لاستحقاق إجازة مختلف، قد تحتاج إلى تعيين سياسة إجازة جديدة.
لتحديث سياسة الإجازة:
- افتح ملف الموظف.
- اختر سياسة الإجازة المناسبة.
- احفظ تغييراتك.
قد يُعاد حساب أرصدة إجازة الموظف بناءً على السياسة الجديدة، حسب إعدادات منظمتك.
أفضل الممارسات
للحفاظ على دقة سجلات الموظفين:
- راجع معلومات الموظفين بانتظام.
- حدّث السجلات فوراً بعد التغييرات التنظيمية.
- تحقّق من تعيينات المديرين بعد إعادة الهيكلة.
- تأكد من تعيين سياسة الإجازة الصحيحة للموظفين.
- راجع عناوين البريد مرتين قبل الحفظ.
المشكلات الشائعة
تعذّر تعديل موظف
إذا لم تتمكن من تعديل معلومات الموظف:
- تأكد من أن لديك صلاحيات المسؤول.
- تحقق مما إذا كان حساب الموظف قد أُوقف.
- حدّث الصفحة وحاول مرة أخرى.
رصيد إجازة غير صحيح بعد التحديث
إذا بدت أرصدة الإجازة غير صحيحة بعد تعيين سياسة إجازة جديدة، راجع استحقاق إجازة الموظف وإعدادات السياسة. قد تؤثر تغييرات سياسات الإجازة على الأرصدة المتاحة.
الموظف لا يظهر في القائمة
إذا لم تتمكن من العثور على موظف:
- استخدم ميزة البحث.
- تحقق مما إذا كانت عوامل التصفية مطبّقة.
- تحقّق مما إذا كان الموظف قد عُطِّل.
