Bei der geplanten Abwesenheit handelt es sich um Freizeit, die vor der Abwesenheit des Mitarbeiters beantragt und genehmigt wird – beispielsweise Jahresurlaub, vorab genehmigte Urlaubstage, geplante persönliche Tage und Feiertage. Teams können die Berichterstattung im Voraus vorbereiten, da sie wissen, wann der Mitarbeiter frei hat.