Medewerkersinformatie kan in de loop van de tijd veranderen. Of iemand nu van afdeling verandert, promotie krijgt, zijn contactgegevens bijwerkt of een nieuwe manager krijgt, TimeOffLedger maakt het voor beheerders eenvoudig om medewerkersgegevens accuraat en up-to-date te houden.
Het actueel houden van medewerkersinformatie zorgt ervoor dat verlofverzoeken correct worden doorgestuurd, rapporten accuraat blijven en goedkeuringsprocessen blijven functioneren zoals verwacht.
Wie kan werknemersinformatie bewerken?
Alleen gebruikers met Administrator Rechten kunnen werknemersprofielen bewerken. Afhankelijk van de instellingen van uw organisatie kunnen medewerkers mogelijk ook bepaalde persoonlijke gegevens bijwerken, zoals hun profielfoto of contactgegevens.
Hoe een werknemer te bewerken
Volg deze stappen om de informatie van een werknemer bij te werken:
- Log in op je TimeOffLedger-account.
- Navigeer naar Werknemers Vanuit het hoofdmenu.
- Zoek de medewerker die je wilt bewerken.
- Klik op het profiel van de medewerker.
- Selecteer Bewerking.
- Werk de benodigde informatie bij.
- Klik Wijzigingen in het opslaan.
Uw wijzigingen gaan onmiddellijk in.
Informatie die je kunt bijwerken
Afhankelijk van de configuratie van je organisatie kun je mogelijk het volgende bewerken:
- Volledige naam
- Functietitel
- Werk e-mailadres
- Afdeling
- Manager
- Werknemersrol
- Verlofbeleid
- Arbeidsstatus
- Startdatum
- Profielfoto
Sommige velden kunnen beperkt zijn om historische nauwkeurigheid te behouden of te voldoen aan het bedrijfsbeleid.
Het bijwerken van de manager van een werknemer
Het toewijzen van de juiste manager zorgt ervoor dat verlofverzoeken naar de juiste apprator worden gestuurd.
Om een manager bij te werken:
- Open het profiel van de werknemer.
- Vind de Manager veld.
- Selecteer de nieuwe manager uit de lijst.
- Bewaar je wijzigingen.
Toekomstige verlofverzoeken van de medewerker worden doorgestuurd naar de nieuw toegewezen manager.
Wisselende afdelingen
Als een medewerker naar een andere afdeling verhuist:
- Open het medewerkersprofiel.
- Update de Afdeling veld.
- Bewaar de wijzigingen.
Afdelingswijzigingen helpen om rapporten, teamagenda's en personeelslijsten georganiseerd te houden.
Verlofbeleid bijwerken
Als een werknemer van functie verandert of in aanmerking komt voor een ander verlofrecht, moet je mogelijk een nieuw verlofbeleid toewijzen.
Om het verlofbeleid bij te werken:
- Open het medewerkersprofiel.
- Kies het juiste verlofbeleid.
- Bewaar je wijzigingen.
De verlofsaldi van de werknemer kunnen worden herberekend op basis van het nieuwe beleid, afhankelijk van de configuratie van uw organisatie.
Best Practices
Om de personeelsadministratie accuraat te houden:
- Bekijk de informatie van medewerkers regelmatig.
- Werk de records direct bij na organisatorische veranderingen.
- Controleer de toewijzingen van managers na de herstructurering.
- Zorg ervoor dat werknemers het juiste verlofbeleid krijgen.
- Controleer je e-mailadressen dubbel voordat je opslaat.
Veelvoorkomende problemen
Kan geen werknemer bewerken
Als je de informatie van een werknemer niet kunt aanpassen:
- Bevestig dat je beheerdersrechten hebt.
- Controleer of het werknemersaccount is gedeactiveerd.
- Ververs de pagina en probeer het opnieuw.
Onjuist verlofsaldo na het bijwerken
Als de verlofsaldi onjuist lijken na het toewijzen van een nieuw verlofbeleid, bekijk dan de verlofrechten en beleidsinstellingen van de werknemer. Wijzigingen in verlofpolissen kunnen de beschikbare saldi beïnvloeden.
Werknemer niet op de lijst
Als je geen werknemer kunt vinden:
- Gebruik de zoekfunctie.
- Controleer of er filters zijn toegepast.
- Controleer of de werknemer is gedeactiveerd.
