Les informations des employés peuvent évoluer avec le temps. Qu’une personne change de département, reçoive une promotion, mette à jour ses coordonnées ou se voie attribuer un nouveau manager, TimeOffLedger facilite la tâche des administrateurs pour maintenir des dossiers d’employés précis et à jour.
Maintenir les informations des employés à jour permet de garantir que les demandes de congés sont correctement acheminées, que les rapports restent exacts et que les flux de travail d’approbation continuent de fonctionner comme prévu.
Qui peut modifier les informations des employés ?
Uniquement les utilisateurs avec Administrateur Les autorisations peuvent modifier les profils des employés. Selon les paramètres de votre organisation, les employés peuvent également être en mesure de mettre à jour certaines informations personnelles, comme leur photo de profil ou leurs coordonnées.
Comment éditer un employé
Suivez ces étapes pour mettre à jour les informations d’un employé :
- Connectez-vous à votre compte TimeOffLedger.
- Naviguer vers Employés depuis le menu principal.
- Localisez l’employé que vous souhaitez éditer.
- Cliquez sur le profil de l’employé.
- Sélectionner Édit.
- Mettez à jour les informations requises.
- Click Modifications de sauvegarde.
Vos modifications prendront effet immédiatement.
Informations à mettre à jour
Selon la configuration de votre organisation, vous pourriez être en mesure de modifier :
- Nom complet
- Titre du poste
- Adresse e-mail professionnelle
- Département
- Manager
- Rôle de l’employé
- Politique de congé
- Statut d’emploi
- Date de début
- Photo de profil
Certains champs peuvent être restreints pour maintenir l’exactitude historique ou se conformer aux politiques de l’entreprise.
Mise à jour du responsable d’un employé
Assigner le bon responsable garantit que les demandes de congé sont envoyées à l’apponteur approprié.
Pour mettre à jour un manager :
- Ouvrez le profil de l’employé.
- Trouvez le Manager Champ.
- Sélectionnez le nouveau manager dans la liste.
- Sauvegardez vos modifications.
Les futures demandes de congé de l’employé seront transmises au nouveau manager assigné.
Changement de département
Si un employé change de département :
- Ouvrez le profil de l’employé.
- Mise à jour de la Département Champ.
- Gardez les modifications.
Les changements de départements aident à organiser les rapports, les calendriers d’équipe et les listes d’employés.
Mise à jour des politiques de congé
Si un employé change de poste ou devient éligible à un autre droit au congé, il se peut que vous deviez établir une nouvelle politique de congé.
Pour mettre à jour la politique de congé :
- Ouvrez le profil de l’employé.
- Sélectionnez la politique de congé appropriée.
- Sauvegardez vos modifications.
Les soldes de congés de l’employé peuvent être recalculés selon la nouvelle politique, selon la configuration de votre organisation.
Bonnes pratiques
Pour maintenir l’exactitude des dossiers des employés :
- Examinez régulièrement les informations sur les employés.
- Mettez à jour les dossiers immédiatement après des changements organisationnels.
- Vérifiez les affectations des managers après la restructuration.
- Assurez-vous que les employés se voient attribuer la bonne politique de congé.
- Vérifiez deux fois les adresses e-mail avant de sauvegarder.
Questions courantes
Impossible de modifier un employé
Si vous ne pouvez pas modifier les informations d’un employé :
- Confirmez que vous avez les autorisations d’Administrateur.
- Vérifiez si le compte employé a été désactivé.
- Rafraîchissez la page et réessayez.
Solde de congés incorrect après mise à jour
Si les soldes de congés apparaissent incorrects après avoir attribué une nouvelle politique de congé, relisez le droit aux congés de l’employé et ses définitions de politique. Les modifications des politiques de congé peuvent affecter les soldes disponibles.
Employé qui n’apparaît pas dans la liste
Si vous ne trouvez pas d’employé :
- Utilisez la fonction de recherche.
- Vérifiez si des filtres sont appliqués.
- Vérifiez si l’employé a été désactivé.
